こんにちは。はぐくむの高橋です。2024年1月から始まる「電子帳簿保存法規定」はご存じですか？
ふーん、なんとなく聞いたことがある、というフリーランスさんも多いのではないでしょうか。かくいう私、いままで請求書はクラウドにひとまとめにしておいたのですが、どうやら、個人のGoogleドライブでは「電子帳簿保存法規定」に満たないとのことです。あれこれ対策を考えていたので、その検討結果をお伝えいたします。
ではどうすればいいのでしょうか？ 今回は、2つのパターンをご紹介していきます！
どんな人に読んでほしい記事か？
この記事は、
・電子帳簿保存法について調べているけど、具体的にどんなツールを使って保管をしておけばよいのか分からない人
・PDFでもらった請求書の保管方法を探している人
・紙でもらった請求書の保管方法を探している人 におすすめです。
できるだけ費用が掛からない方法で、正しい保存方法をお伝えさせていただきます。
電子帳簿保存法対応とは？
そもそも「電子帳簿保存法」とは、レシートや請求書など、お金のやり取りがあった書類をデジタル化してひとまとめにしておきましょうね、という法律ですです。ざっくりですみませんがそういうことです（笑）。
紙でもらった請求書はPDFに。そしてデジタルで保存することがルールとなりました。
それならば、単純にGoogleドライブに保存すればいいんじゃないの？
と私は考えていたのですが、どうやら違います。単純にGoogleドライブに格納するのではよくなく、保存する際には特定の形式や基準に則る必要があるそうで、あれこれ検索。保存するストレージには基準がいくつかありますが、ここでは割愛して、「間違いない」と確認できた方法についてご紹介していきますね！
余談ですが…、この前インボイスセミナーを受けた中小企業診断士の方曰く、
今までの税務調査は会社に立ち入って、スクラップブックなどを全部見返していたが埒が明かない。そういう流れもあって電子帳簿になっているという理由もあるはず・・
とのことでした。なるほどなぁ。
➀Google WorkSpaceを使った電子帳簿保存法対応
まずは、Google WorkSpaceを活用した電子帳簿保存法対応策があります。
個人のGoogle Driveは、例の「特定の形式や基準」を満たしていないので対応外とのことです。
私はまだGoogle WorkSpaceは使ってないので、こちらは追加のランニングコストがかかってしまうからやめました。
ちなみに、Google WorkSpaceは Business Starterプランで680円／月から。
Google WorkSpaceを使っている方は、Googleフォームから請求書を集めて、Googleドライブに格納できれば、請求書の回収から保存まで自動化できちゃいます！ 便利そう。
②freee会計を使った電子帳簿保存法対応
Google Workspaceの次に調べたのは「freee会計」でした。結果的には、freee会計の「ファイルボックス」という機能を使って請求書を保存すれば、保存のガイドラインも満たしているからOKとのことです。（弊社の税理士さんからお墨付きをいただきました！）
すでにfreee会計は愛用しているので、この方法で電子保存をすることにしました。
ファイルボックスはここにある！
ファイルボックスは、ダッシュボードを開いた一番目立つところに位置しております✨
このファイルボックスは、2024/1/15以降、freee会計の無料プランでは使えなくなってしまうそうですが、ほかの有料プランなら使えるとのこと。こちらのファイルボックスの説明ページが丁寧にまとめてあるので、ぜひ参考にしてみてください。請求書以外の使い方やUIのイメージなどもしやすいです。
レシート類の取り込み機能(ファイルボックス)について （← freee会計のFAQにリンク）
会計ソフトに紐づいていれば、地味に手間のかかる経費精算もしやすくなりそう！
ちなみに、freee会計はスタータープランで980円 / 月（※年払い）から。確定申告もぐんとラクになります。
効率的に請求書を集める方法とは？
弊社の場合、毎月10人近くの協力スタッフさんから請求書をいただくのですが、結構管理が大変で💦
・誰からもらったのか？
・支払ったかどうか？
があいまいになってしまっていました。
そんな私は「フォームを使って請求書を集めること」で業務効率化しました。
ですので、これからは、GoogleフォームまたはHubspotのフォームを使って請求書を集めて→freee会計に保存する という流れで、月末の請求書管理をしていきたいと思います！
そうそう、私、freee会計ができたときからのユーザーで、社長の佐々木大輔さんの著書も何冊か読んでいるほど、大好きな好きなプロダクトなんです✨まだ会計ソフトを入れてない方、おすすめですよ。
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